予約のたびに手数料、払い続けていませんか？ — 歯科の自院予約システム構築事例

概要

歯科医院向けの予約管理・患者管理・メッセージ配信システムを開発しました。最初は1つの医院向けにつくった仕組みを、その後5つの医院にも展開。現在6医院で稼働しています。

ご相談いただいた背景

予約の受付に外部サービスを利用していたものの、予約ごとに手数料が発生するコスト構造が課題になっていました。新規の患者さんならまだしも、すでに通っている患者さんの予約にも毎回コストがかかり続ける。「自院で予約を受けられる仕組みがあれば、この固定コストをなくせるのでは」というのがご相談のきっかけでした。

やったこと

まず1つの医院向けに、スタッフ側と患者側の2つの画面を持つ予約管理システムをつくりました。

スタッフ側では、カレンダー形式で予約を一覧・登録でき、日・週・月の表示を切り替えられます。患者情報の管理もここで完結。患者側では、空いている枠を選んで予約し、自分の予約履歴を確認できます。

メッセージ配信も組み込みました。予約のリマインド、お知らせの一斉送信、誕生日の自動メッセージなど、医院の運用に合わせて使い分けられます。定期検診の案内を自動で送る、といった使い方も可能です。

この仕組みが好評だったことから、他の医院にも展開することに。医院ごとにロゴや配色を切り替えられる構成にし、患者さんから見ると「自分の通っている医院のシステム」として自然に使える形にしました。

どう変わったか

外部サービスへの手数料が不要になり、予約にかかる固定コストを削減できました。予約受付から患者管理、メッセージ配信までが1つのシステムにまとまったことで、スタッフの業務負荷も軽減。6つの医院がそれぞれのブランドを保ったまま同じ仕組みを使えているので、新しい医院への展開もスムーズに進んでいます。

このプロジェクトのポイント

最初の1医院でしっかり使える仕組みをつくり、それを横展開する流れがうまくいったプロジェクトでした。「同じシステムだけど、見た目は医院ごとに違う」という両立が設計上のポイントです。カレンダーの予約画面やメッセージ配信など、毎日スタッフが触る機能は特に操作性に気を配りました。